“Timing is everything” es una frase que usamos a menudo en la industria de las comunicaciones para recordarnos a nosotros mismos y a nuestros clientes la importancia de ejecutar en el momento adecuado. En los negocios y empresas en que se trabajan varios proyectos a la vez, en ocasiones, “se nos va la guagua” y se pierde el momento para lograr que los planes salgan tal como se contemplaron.
Esto no tiene por qué ser así. Debemos ser capaces de trabajar todos los proyectos empresariales en el “timing” correcto. Así que aquí repasamos algunas recomendaciones para lograrlo.
Antes que todo, definamos conceptos.
¿Qué es el “timing”?
Es un término en inglés que utilizamos con muchísima frecuencia en el español y no se traduce en una sola palabra, sino en varias. La traducción exacta podría variar, pero básicamente es el momento justo o la elección del tiempo oportuno.
¿Qué son las comunicaciones?
Para efectos de este escrito, las comunicaciones son las acciones que se toman para dar a conocer una información. Se conoce como la industria de comunicaciones al conglomerado de todos los negocios o empresas que se dedican a anunciar, promocionar, mercadear, relacionar o dar publicidad sobre noticias, productos, servicios, eventos o cualquier otra información.
¿Qué es el “timing” en las comunicaciones?
Es la elección del momento justo u oportuno para dar a conocer una información en particular. Por ejemplo, en medios noticiosos, la información sobre lo que ocurre en el país durante el día de hoy debe publicarse hoy mismo o, a más tardar, mañana. Después de mañana, ya la noticia dejó de serlo y se perdió el “timing”.
En caso de las agencias de relaciones públicas, publicidad y mercadeo, el “timing” se puede definir como el momento indicado para lanzar una campaña, un producto, un plan de medios. También es la identificación oportuna del tiempo perfecto para que los clientes reaccionen ante alguna noticia o información que les involucre o que puedan aprovechar para dar a conocer sus opiniones expertas, servicios o productos.
Aprovechemos el “timing”
Habiendo definido términos, entremos en estrategias para lograr que nuestro “timing” y el de nuestros clientes sea adecuado siempre. En BeComm, hemos resumido las estrategias en tres conceptos fundamentales: planificación, disciplina e intuición.
Planificación
La planificación es la base para organizar todas las ideas, estrategias, pasos a seguir, recursos, suplidores, medios, fechas, escenarios adversos, presupuesto, cronograma y más. Nuestros clientes nos contratan precisamente para esto. La manera en que tradicionalmente funciona es que el cliente se reúne con su agencia de comunicaciones para presentarle los temas, productos o servicios que desea dar a conocer. Luego, el equipo de la agencia se reúne, crea estrategias y prepara un plan.
Este plan debe ser pensado muy cuidadosamente tomando en consideración todas las circunstancias externas e internas favorables y en contra para dar a conocer la información, el producto o el servicio de manera efectiva. Este proceso de planificación conlleva investigación de todo el entorno que pueda afectar al cliente: la competencia, el mercado, la pertinencia de lo que se dará a conocer, los clientes actuales o potenciales, la percepción de la marca y muchos otros factores.
Tras el análisis, la agencia presenta un plan y un cronograma con las fechas recomendadas para ejecutarlo. Este cronograma será esencial para cumplir con el “timing”.
Disciplina
Los planes no son para quedarse en papel. Luego de haber pasado todo el trabajo de crearlos, es momento de ejecutarlos y para eso es necesaria a disciplina. Esto conlleva estar pendiente a los tiempos. Por ejemplo, si en el plan se programó el lanzamiento de una campaña de publicidad para diciembre, pero comienzas a trabajarla en noviembre, probablemente no esté lista a tiempo.
Todos los clientes son distintos, algunos responden al momento, pero otros arrastran los pies y hay que darles seguimiento cuchucientas veces. La disciplina implica llevar a nuestros clientes de la mano para ejecutar estrategias a tiempo y cumplir con los objetivos del plan de comunicaciones.
Intuición
Puede que la conferencia de prensa de tu cliente para anunciar nuevas cubiertas de planes médicos esté programada para las 10:00 a.m., pero cuando te levantas temprano te encuentras con que la noticia del día es fraude en las aseguradoras médicas. ¿De verdad crees que es el momento adecuado para la conferencia? Hazle caso a tu intuición.
La intuición es quizás la clave más importante para el “timing”. Con la intuición podemos prevenir y ofrecerles recomendaciones a nuestros clientes para reaccionar, anunciar o promocionar en el mejor momento.
La clave para un buen “timing” es saber identificar el momento y aprovecharlo. Esto se logra creando planes reales, ejecutando, dando seguimiento y, sobre todo, siguiendo el sentido común.